Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:
Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
Für die Umsetzung des Electronic project application system for Coscine Data Projects (JARDS):
RWTH Aachen University
Institut für IT Center
Leitung der Einrichtung Prof. Matthias S. Müller
IT Center der RWTH Aachen University
Seffenter Weg 23
52074 Aachen
Telefon: +49 241 80 24680
E-Mail: servicedesk(at)itc.rwth-aachen.de
Website: www.itc.rwth-aachen.de
Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:
Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
Diese Webseite ermöglicht die Begutachtung, Verwaltung und das Reporting von Speicherplatzanträgen. Diese Anträge werden von einer Organisation durch Antragssteller/-innen (im Folgenden ‘Principal Investigators’, PIs genannt) gestellt, die JARDS-Instanz für Coscine zur Verwaltung ihrer Speichermedien nutzt. Der technische Betrieb und die Koordination der Speicherplatzanträge erfolgt durch die RWTH Aachen University. Im Einklang mit § 3 Abs. 1 HG NRW wird die JARDS-Instanz für Coscine als Serviceleistung angeboten mit dem Ziel, Forschende dabei zu unterstützen, die gute wissenschaftliche Praxis sicherzustellen. Durch Ermöglichung der Speicherplatzvergabe an Projekte mit mehreren Hochschulbeteiligungen fördert sie zudem gemäß § 3 Abs. 6 HG NRW die regionale, europäische und internationale Zusammenarbeit, insbesondere im Hochschulbereich, und den Austausch zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der JARDS-Instanz für Coscine erfolgt im Einklang mit Art. 5 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO zweckgebunden und unter der Maßgabe der Datenminimierung. Alle erhobenen Daten werden zur Unterstützung guter wissenschaftlicher Praxis, einhergehend mit dem dazu notwendigen Forschungsdatenmanagement, verarbeitet. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt durch die RWTH Aachen University zum Zwecke der Einreichung und der Begutachtung von Speicherplatzanträgen für die Nutzung von Speicherplatzressourcen. Bei der Nutzung dieses Dienstes werden personenbezogene Daten nur in dem Umfang erhoben, wie es für die Nutzung von Coscine, für eine vollständige Bearbeitung der Speicherplatzanträge, für die Durchführung des Begutachtungsprozesses, für die Verwaltung genehmigter Speicherplatzprojekte, zur Vereinfachung von Verlängerungsanträgen für spätere Speicherplatzvergabeverfahren, für statistische Zwecke sowie für den Ausschluss von Mehrfachbeantragungen notwendig ist.
Eine Verwendung für andere Zwecke erfolgt nicht.
Es werden die folgenden Daten erhoben:
Folgende Funktionsdaten der PIs, deren Kontaktpersonen (PC), sowie der wissenschaftlichen und technischen Begutachtenden werden erhoben und gespeichert:
Folgende Daten und Informationen werden gespeichert:
Die Speicherplatzanträge mit zugehörigen Projektbeschreibungen, sowie Status- und Abschlussberichte der Antragstellenden
Optional: Veröffentlichungen und Abschlussarbeiten die im Rahmen des Speicherplatzprojekts erstellt wurden (inkl. Autorenliste)
Verpflichtende Projektbeschreibungen mit den Angaben:
Fachgebiet(e) und Expertise(n) von Antragstellenden und wissenschaftlichen Begutachtenden
Von den Begutachtenden erstellte wissenschaftliche und technische Gutachten
Start- und Endzeit des Projekts
Speicherplatznutzung
Übersicht beantragter und bewilligter Speicherplatzanträge der letzten drei Jahre, inkl.
Speicherplatzprojekt-ID (bei Projektverlängerung)
Vom System versandte Benachrichtigungsmails
Die Funktions- und Nutzungsdaten werden zum Zweck der Administration, des Supports, der Projektbeantragung, der technische und wissenschaftliche Projektbegutachtung, Projektverwaltung sowie zum Reporting verarbeitet.
Die Daten können, basierend auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 89 DSGVO i.V.m. § 17 Abs. 1 DSG NRW auch für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke und zu statistischen Zwecken ohne Einwilligung verarbeitet werden, wenn die Verarbeitung zu diesen Zwecken erforderlich ist und schutzwürdige Belange der betroffenen Person nicht überwiegen. Die RWTH Aachen sieht angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person gemäß § 17 Abs. 2 DSG NRW vor. Die Daten werden gemäß § 17 Abs. 3 DSG NRW anonymisiert, sobald dies nach dem Forschungs- oder Statistikzweck möglich ist. Die Daten werden gelöscht, sobald der Forschungs- oder Statistikzweck dies erlaubt
Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
Für die JARDS-Instanz für Coscine existieren folgende Rollen:
Diese haben in unterschiedlichem Maße Einsicht in die erhobenen personenbezogenen Daten. Die Dateneinsicht darf nur zum angegebenen Zweck erfolgen, insoweit es zur Aufgabenerfüllung notwendig ist. Es gilt zudem der Grundsatz der Datenminimierung.
Koordinierende des Beantragungs- und Begutachtungsprozesses kommen aus dem Kreis der Mitarbeitenden der RWTH Aachen University und haben direkten Zugriff auf die genannten Daten.
Begutachtende erhalten Zugriff auf die beschriebenen Personen- und Antragsdaten der für sie zur Begutachtung relevanten Anträge. Zur Qualitätssicherung der wissenschaftlichen Begutachtung können Expert:innen aus allen deutschen und internationalen Lehr- und Forschungseinrichtungen bestellt werden.
Ein PI oder ein PC haben ausschließlich Zugriff auf die Daten ihrer eigenen Projekte. Darüber hinaus können PI und PC jeweils die personenbezogenen Daten des jeweils anderen sehen.
Die Rolle Administrierende erhalten ausschließlich Beschäftigte des IT Centers der RWTH Aachen University als technische Betreiberin, die mit der Systemadministration und Entwicklung des JARDS-Onlineportals und den angeschlossenen Komponenten betraut werden. Personen mit der Rolle Administrierende sehen prinzipiell alle personenbezogenen Daten inklusive Protokolldaten. Die Einsicht erfolgt ausschließlich im Rahmen der Dienstaufgaben und im Bedarfsfall. Die Personen, denen diese Rolle zugewiesen wird, sind zur Geheimhaltung verpflichtet.
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem jeweils anwendbaren Landesdatenschutzgesetz und dem Telekommunikation- Telemedien-Datenschutzgesetz (TTDSG).
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Die erhobenen Funktions- und Nutzungsdaten werden für den Zeitraum der Projektdauer und anschließenden 10 Jahren Aufbewahrung gespeichert. 10 Jahre nach Projektende werden die Daten gelöscht.
Bei jedem Aufruf der Coscine-JARDS Webseite ist technisch ein Austausch von Informationen zwischen Ihrem Endgerät, beispielsweise Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon und Servern, die die Webseite zum Abruf bereitstellen, erforderlich, um eine Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und dieser Webseite herzustellen. Bei jedem Zugriff auf die Webseite werden zudem Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei (Logfile) verarbeitet und gespeichert. Im Einzelnen fallen folgende Daten an:
Die Logdaten werden zum Zweck der Administration, der Fehlersuche bei technischen Problemen, der Klärung von Sicherheitsvorfällen sowie zu Support-Zwecken verarbeitet. Die Logdaten werden für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Webseiten, das heißt zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehlern verarbeitet. Darüber hinaus werden die Logdaten zur technischen Sicherheit, insbesondere zum Schutz vor und zur Abwehr von Cyberangriffen verarbeitet.
Die vorübergehende Speicherung der Daten zur technischen Kommunikation und der Protokolldateien erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §3 HG NRW sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), 32 Abs. 1 DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Normalerweise ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall . Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Die Webseite Coscine-JARDS der RWTH Aachen University verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Informationen, die durch den Internetbrowser, in der Regel in einer Datenbank, verwaltet werden. Ruft ein Nutzer eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Computersystem des Nutzenden gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies dient der Sicherstellung der Funktionalität dieser Webseite. Zur Vereinfachung des Logins werden bei Coscine-JARDS Cookies verwendet. Dabei werden folgende Daten gespeichert und übermittelt:
Wir verwenden Cookies, um unsere Website benutzerfreundlicher zu gestalten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 HG NRW.
Cookies werden nur während einer Browsersitzung gespeichert. Sobald sich Nutzende aus dem System abmelden, werden die Cookies gelöscht.
Für Ihre Kontaktaufnahme mit dem IT Center der RWTH Aachen University bieten wir Ihnen die Nutzung der E-Mail Adresse servicedesk@rwth-aachen.de oder telefonisch via +492418024680 in Kontakt zu treten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens, wie beispielsweise der Beantwortung Ihrer Frage oder für die Erfüllung von Betroffenenrechten. Die Speicherung dient der weiteren Korrespondenz im Rahmen der Tätigkeit des IT Centers der RWTH Aachen University. Bei einer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über das Kontaktformular werden die von Ihnen freiwillig mitgeteilten Daten gespeichert, damit wir auf Ihr Anliegen eingehen können.
Diese Verarbeitung dient der Wahrnehmung der Aufgaben der Hochschule und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 Abs. 1 HG NRW.
Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per E-Mail oder Kontaktformular erhalten bzw. auf Basis Ihrer postalischen Eingabe erfassen, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für den von Ihnen verfolgten Zweck oder im Zusammenhang mit damit ausgelösten Verwaltungsvorgängen und den hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die Frist zur Aufbewahrung eines Verwaltungsvorgangs beträgt zehn Jahre nach Bearbeitung des letzten Eintrags. Die Frist für die Aufbewahrung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von Betroffenenrechten beträgt 3 Jahre.
Werden personenbezogene Daten von dem/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm/ihr folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu. Der/ die Betroffene hat gemäß Artikel 15 ff. DS-GVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch hat er/sie gemäß Artikel 77 DS-GVO das Recht der Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (https://www.ldi.nrw.de/kontakt), wenn der/die Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn/sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO), hat er/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.
Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der/ die Betroffene eine E-Mail an servicedesk@itc.rwth-aachen.de